Depok- Berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 55 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas dan Peraturan – Peraturan Rektor tentang Pengelolaan Kearsipan di Lingkungan Universitas Indonesia, serta dalam rangka meningkatkan kualitas staf kependidikan dalam membuat surat dinas dan juga dalam rangka mencapai target sasaran strategis internal (cascading) yang telah di berikan oleh universitas yang salah satunya adalah pencapaian target minimal 75% kompetensi staf kependidikan sesuai dengan fungsi jabatannya. Dan terkait masih sering ditemukannya kasus kesalahan – kesalahan dalam penulisan surat dinas terutama redaksional surat serta tata letak surat sehingga proses pembuatan surat menjadi tidak efektif. Hal tersebut juga memiliki implikasi yang sangat mempengaruhi organisasi kita, terlebih jika kita sebagai representasi organisasi yang bergerak di bidang pelayanan pendidikan. Sejalan dengan hal tersebut Fakultas Psikologi Universitas Indonesia memberikan pelatihan dengan topik “Teknik Penulisan Surat”, kepada 26 orang staf kependidikan F.Psi UI. Kemampuan pembuatan surat, dirasa sangat penting dipelajari karena peran pentingnya dalam keberhasilan sebuah organisasi dan melalui pelatihan ini akan dipaparkan dan dilatih bagaimana teknik penulisan surat yang baik dan benar.
Bertempat di Aula Gd. D Lantai Dasar Psikologi Universitas Indonesia, pelatihan ini di fasilitatori oleh Iskandar Zulkarnaen, beliau saat ini aktif sebagai Content Director, di salah satu perusahaan di Indonesia. Dalam pelatihanya, beliau paparkan terkait pentingnya mengetahui asas pembuatan surat yakni Efektif dan Efisien, baik dalam penggunaan lembar, spesifikasi informasi dan, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. Pembakuan, diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Pertanggungjawaban, dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. Keterkaitan, dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. Kecepatan dan Ketepatan, diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. Keamanan, aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
Metode pelatihan yang dilakukan membuat komunikasi fasilitator dan peserta dapat berjalan secara dua arah, seperti penyampaian konsep, diskusi kelompok, praktik langsung, dan studi kasus. Diskusi antar peserta dan fasilitator juga diharapkan dapat meningkatkan pemahaman. Kegiatan – kegiatan yang dilakukan diharapkan akan membuat peserta berpartisipasi aktif dan mengemukakan pendapatnya secara lebih terbuka akan pembelajaran terhadap materi yang disampaikan.
Pelatihan ini diharapkan dapat memberi manfaat serta menambah kemampuan peserta khususnya dalam teknik penulisan surat. (Md)